招展書和招商函的策劃和編印工作在展覽策劃和營銷工作中具有重要意義。這不僅是因為招展書與招商函是展覽組織工作的核心內(nèi)容，而也是展覽概況與相關(guān)展覽信息的主要依據(jù)。因此，招展書與招商函的設(shè)計制作對展覽組織工作的成敗具有重要意義。我們先來說說招展書的設(shè)計制作。
　　招展書是與參展商溝通的重要載體，也是展覽項目的第一份說明書。因此，招展書的制作必須準(zhǔn)確且盡可能做到全面、簡要，主要包括以下幾個方面內(nèi)容。
　　1．展覽的基本內(nèi)容
　　展覽的基本內(nèi)容主要包括：展覽名稱、展覽LOGO、展覽時間和地點、展覽組織機構(gòu)、辦展意義、展覽特點、展品范圍、展覽費用、與展覽相關(guān)的廣告等。例如，2011年廣州展會國際游艇展招展書封面。
　　2．展覽環(huán)境的基本介紹
　　展覽題材所在行業(yè)、辦展所在地的環(huán)境介紹等包括行業(yè)生產(chǎn)、銷售、進(jìn)出口及發(fā)展趨勢，以及展館所在地區(qū)的市場環(huán)境及市場的輻射范圍。
　　3．展覽招商和宣傳推廣計劃
　　展覽組織機構(gòu)對往屆到會觀眾的分析資料及邀請專業(yè)采購商的情況介紹，同時也要詳細(xì)介紹展覽宣傳推廣的手段、方法、渠道及措施等，這些都是參展商最關(guān)注的展覽價值，對參展決策具有決定性的影響。因此，展覽組織機構(gòu)在招展書中要精心規(guī)劃這些內(nèi)容。
　　4．展覽價格與展覽服務(wù)
　　展覽組織機構(gòu)將展覽展位的收費標(biāo)準(zhǔn)以及服務(wù)項目等內(nèi)容安排在招展書的明顯位置，同時還要向參展商提供如何辦理參展手續(xù)、填寫參展申請表以及付款等信息并注明展覽組織機構(gòu)的聯(lián)系方式。
　　5，歷屆展覽的基本情況與圖案
　　主要介紹歷屆展覽的成果和輔助參展的一些圖片，如展館平面圖、周邊地區(qū)交通圖、往屆展覽總結(jié)資料圖、展覽現(xiàn)場圖等，圖片不但可以豐富招展書的內(nèi)容，還可以起到美化作用。